Privacystatement

RKDOS - Privacy statement en beeldrecht 
Met onze website, ledenadministratie en financiële administratie verzamelen en verwerken wij diverse persoonsgegevens van jou en bezoekers van de website. RKDOS, sportvereniging te Kampen en IJsselmuiden, is hiervoor verantwoordelijk. In deze privacy- en cookieverklaring lichten we toe welke gegevens we verzamelen, wat we daarmee doen en welke rechten jij hebt. Deze verklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is altijd op onze website te vinden.

Doeleinden gegevensverwerking
Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten die bijdragen aan de doelstellingen van onze vereniging (doorgaans lidmaatschap en contributie maar ook andere overeenkomsten zijn mogelijk) en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties. Daarnaast kunnen we je gegevens ook gebruiken voor activiteiten gericht op de vergroting van cohesie en sociale saamhorigheid binnen onze vereniging. Wij behandelen de verstrekte gegevens met alle zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid. Een beperkte set persoonsgegevens wordt ter beschikking gesteld aan onze leidinggevenden en commissies zodat zij activiteiten/lessen effectief kunnen organiseren. Het betreft dan zogenaamde ledenlijsten die bestaan uit naam, geboortedatum, telefoonnummer en emailadressen. Jouw persoonsgegevens worden niet zonder je uitdrukkelijke toestemming verstrekt aan derden tenzij dit noodzakelijk is om een betreffende overeenkomst uit te voeren, of wanneer de wet dat vereist. 

Cookies
Op onze website kunnen we nu of in de toekomst cookies gebruiken. Een cookie is een klein tekstbestandje dat door een webpaginaserver op je computer wordt geplaatst. 
Het voornaamste doel van cookies is om tijd en moeite te besparen. Als je bijvoorbeeld navigeert in een website, worden dankzij cookies de gekozen instellingen en voorkeuren onthouden voor toekomstig gebruik. Daarnaast worden cookies gebruikt voor het bijhouden van statistieken, maar ook dan bevatten de gegevens geen persoonlijke informatie. Je kunt cookies wel of niet accepteren. Bij de meeste browsers worden cookies automatisch geaccepteerd, maar meestal kun je de instellingen van je browser zodanig wijzigen dat cookies desgewenst niet worden geaccepteerd. 

Contact- of aanmeldformulier & e-mail
Om je aan te kunnen melden als lid maar ook voor diverse evenementen wordt gewerkt met aanmeldformulieren. Ook kun je gebruik maken van een contactformulier op de website. Als je een inschrijfformulier, contact- of aanmeldformulier invult (op papier of op de site), of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die je ons toestuurt bewaard voor zolang het nodig is om het formulier of de inhoud van de e-mail te beantwoorden of af te handelen, cq te dienen als bewijslast voor de aangegane overeenkomst. De benodigde persoonsgegevens in het contactformulier worden uitsluitend gebruikt om met je in contact te komen naar aanleiding van je contactaanvraag. Deze gegevens worden zonder je toestemming niet aan derden verstrekt.

Nieuwsbrief
Vanuit het bestuur of de afdelingscommissies kunnen wij nieuwsbrieven/informatiemails versturen waarmee we onze leden willen informeren over activiteiten van RKDOS. Daarnaast wordt door leiding middels email gecommuniceerd (of evt. WhatsApp) over wedstrijdzaken. Bij het aangaan van het lidmaatschap ben je akkoord gegaan met deze wijze van communicatie. Je kunt je desgewenst afmelden voor bovenstaande e-mails door dit te melden aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . RKDOS staat vervolgens niet in voor een juiste en tijdige communicatie aan het desbetreffende lid aangaande verenigingszaken, tenzij specifiek anders statutair bepaald.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wij maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens. Wij beschermen je gegevens met alle mogelijke middelen, maar vanwege het publieke karakter van internet kunnen wij de veiligheid van de overdracht van informatie via internet niet altijd voor 100% garanderen, te meer omdat onze vrijwilligers niet centraal op 1 werkplek/locatie hun activiteiten verrichten.

Websites van derden
Onze internetpagina's bevatten links naar andere websites. Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van hyperlinks met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. 
Wij raden je dan ook aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat je van deze websites gebruik gaat maken. Wij zijn gewend om foto’s en filmpjes van leden te laten zien via diverse media. Omdat het inspirerend is om deelnemers actief bezig te zien tijdens het beoefenen van de sport. 
RKDOS heeft zelf social media pagina’s in beheer. Daarop worden uitsluitend namen en foto’s/video’s gedeeld. Door het aangaan van het lidmaatschap geeft het lid toestemming zijn naam en afbeelding te gebruiken ter promotie van de vereniging en haar activiteiten. Indien het lid dit niet wenst, dient hij/zij dit bij aanvang van ieder seizoen, cq bij wisseling van leiding kenbaar te maken aan de ledenadministratie en desbetreffende leiding. RKDOS zal dan zijn uiterste best doen om reeds geplaatste naam- en afbeelding gerelateerde informatie te verwijderen, maar kan dit niet garanderen.

Publieke evenementen
Voor de leden van RKDOS worden evenementen en/of wedstrijden georganiseerd waarbij publiek aanwezig kan zijn. RKDOS kan deelnemers aan zo’n evenement niet garanderen dat de bezoekers van dit evenement de privacy van de deelnemer niet schenden. Indien het lid wenst dat de privacy wordt gewaarborgd, dan hoeft hij/zij niet deel te nemen aan een evenment, deze zijn altijd vrijwillig van aard. Belangrijke uitzondering hierop is de wedstrijdsport, waar verplichte deelname aan wedstrijden geldt. Indien het lid wenst dat de pricacy op wedstrijden wordt gewaarborgd dan kan hij/zij daardoor automatisch niet meer deelnemen aan lessen in het kader van wedstrijdsport.

Trainingen
Met ingang van 1 augustus 2018 is het tijdens lessen alleen aan leiding toegestaan om foto-/videoopnamen te maken. Ouders/wettelijke vertegenwoordigers mogen uitsluitend hun eigen kind filmen voor privé doeleinden nadat zij toestemming aan de leiding hebben gevraagd. Indien zij dit materiaal zelf op social media sites plaatsen dan is RKDOS daar nooit verantwoordelijk/aansprakelijk voor.

WhatsApp groepen
De leiding en het bestuur van RKDOS is voorstander van het gebruik van WhatsApp groepen. Groot voordeel hiervan is dat leiding onze leden snel kan informeren over lesinformatie van RKDOS en goed kan controleren wie de berichten gelezen heeft. Hieraan zijn wel spelregels verbonden. Zo zal de leiding toestemming vragen aan de ouders of het lid in de whatsapp groep opgenomen mag worden. Het moet een eenzijdige informatiebron zijn van leiding naar leden, openbare reacties zijn niet toegestaan. Een eventuele reactie op een bericht MOET altijd via een persoonlijk bericht aan de leiding (beheerder). Bij overtreding kan het lid eenzijdig uit de groep verwijderd worden door de leiding/beheerder. Stopt je kind/het lid, dan zal het bijbehorende telefoonnummer zo spoedig mogelijk verwijderd worden uit de groep, of je kunt zelf je nummer verwijderen uit de groep. Persoonsgebonden informatie en/of persoonlijk foto/videomateriaal mogen nooit in een WhatsApp groep worden gedeeld. Door vrijwillige opname in de WhatsApp groep ga je er automatisch mee akkoord dat je telefoonnummer met de overige leden van de groep wordt gedeeld. Je heft daarmee zelf de privacybeperkingen op.

Inzage en wijzigen van persoonsgegevens
Je hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij verwerken. Je hebt eveneens het recht om in te zien met welke partijen wij, in het kader van wettelijke of andere verplichtingen, een verwerkersovereenkomst zijn aangegaan. 
Op verzoek corrigeren wij je persoonsgegevens en als je wilt dat wij gegevens verwijderen, dan zullen wij dat doen tenzij we (wettelijk) verplicht zijn deze gegevens te bewaren. Indien het verwijderen van gegevens voor RKDOS een onwerkbare situatie oplevert, dan treden wij met u in overleg over voortgang van het lidmaatschap, c.q. andere overeenkomsten. 
Neem voor meer informatie hierover contact met ons op, het liefst per e-mail via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Ingangsdatum 1 augustus 2018  Versie 0.5